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云办公下,与远程“经理”的共事之道

文章来源:ACCA华南 发布时间:2020-03-17 10:16 阅读:478次

新冠疫情的影响下,很多企事业单位开启远程办公模式,以保障各项工作正常运转。数据显示,全国节后开工首日就有超过1000万家企业选择远程办公,往后数日还在快速增长,由此我国迎来史上最大规模远程办公浪潮。

远程办公,也称移动办公、3A办公、云办公。目前市场上主流的综合性在线办公软件主要包括企业微信、阿里钉钉、华为云WeLink、字节跳动飞书等,主要满足OA管理、视频会议、在线协作等需求。据报道,有超过1000万企业在使用阿里钉钉远程办公,企业微信的企业用户数也达到数百万,个人用户数上千万。

知名远程办公工具Basecamp创始团队撰写的《远程工作》一书,认为 “远程工作并非坏事,而是未来的基本操作”。据统计,2017年美国有超过80%的企业引入远程办公,约3000万人在家中办公,占美国工作人口的16%-19%。在世界范围内已有24%的公司尤其是科技公司采用远程办公。

与传统的集中办公模式相比,远程办公摆脱了空间和时间约束,可以保证员工在任何时间(Anytime)、任何地点(Anywhere)处理与工作相关的任何事情(Anything)。在相对自由的办公环境中,与同事,尤其上级领导保持有效的线上协作和沟通,显得更为重要。就如何才能在远程办公中与领导保持有效的沟通,ACCA通过专业洞察,给远程办公者们提出了五大建议。

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建议一:商定日常联系方式

职业咨询机构Position Ignition的共同创始人西蒙·诺斯(SimonNorth)指出:“远程办公的沟通中,涉及所使用的交流媒介——电话或远程办公软件、电子邮件、在线通信工具、或是公司的聊天系统。”

通过即时通信工具联系时,应避免太过亲密,保持职业性。伦敦商业金融学院伯明翰分校金融业务培训部门的职业与学生福利经理乌斯曼·塔希尔(Usman Tahir)表示:“需要使用与发送电子邮件时相同的语气和方式,保持语法和标点符号的完整准确,切勿使用网络俚语。”

积极引入并鼓励使用创新软件来实现深入、详尽沟通。例如带有多项附加功能的即时通信服务;支持多人同时处理项目;专注于屏幕共享、网络会议和远程桌面控制;提供远程存储能力;或允许多个用户实时参与绘制思维导图的工具。

针对不同沟通主题,审慎选择沟通软件。在办公室工作的间隙,大家都喜欢在饮水间闲谈,模拟这种氛围的虚拟交流形式也会令同事间感到关系亲密。但使用社交媒体时,不要想当然地认为,这些用于日常生活场景的社交软件是恰当渠道,目前职场中有四代人在共事,某些员工并不习惯于新媒体。

沟通中要时刻注意保密问题。很可能在你未注意到之前,非正式互动已同工作联系在一起。远程办公过程中需要进行大容量工作资料文件的传输与存储,员工也要时刻保持网络安全意识,确保公司的核心数据资产安全不受侵害。

邮件不是唯一渠道,根据内容的重要性、急迫程度,选择最佳沟通渠道。请谨记,你的确需要不时地与经理通过电话沟通——特别是当议题很复杂或可能引发争议的情况下。非当面沟通时,若对工作有疑虑和担忧,一定提出来!若不发表意见,对方很难感知,问题也无法解决。与当面沟通不同的是,电子邮件可能缺乏“情感的温度”。俗话说:“见面三分情”,团队协作需要温度。在传递信息时,通过文字表达的技巧,让对方能感受到你的语气和态度非常重要。

必要时,做沟通的主动发起者。如果经理无法联系或未给予及时回复,又当如何处理?诺斯表示:“你可能需要主动与他们联系,并确定何种交流方式和节奏最为合适。别畏惧于主导沟通事宜,随后还要确保双方都遵守既定模式。”

建议二:在定期更新中,阐明期望和计划

假如不清楚经理对你的期望,该如何行动呢?在远程工作状态下,由于缺少了办公室工作的“物理监管”,目标和期限的清晰较其他工作模式更为重要。

主动提出或询问目标计划。如果经理未曾与你沟通并明确阐述期望,那么可能就需要你发起对话,切勿一味等待。诺斯建议:“当你不了解或不清楚需要做些什么时,无论问题大小,都应立即指出”。

梳理工作清单,善用视频互动。“工作清单”是一个传统,但却行之有效的辅助工具。利用“工作清单”,确保经理了解你的工作时间表,并及时更新。当然,更新所使用的渠道和频率,需要再次商定。而且,应通过视频会议安排一些“会谈”,视觉互动对于建立融洽和信任关系极为必要。思科公司的研究表明,与聚集办公相比,远程同事须花费多达四倍的时间来建立信任。

灵活沟通,切莫僵化。有时候,只要对双方都最为有利,便可随时打电话说明进度,最重要的是让领导全面了解你的工作情况。诺斯指出,“应当报告你取得的成果、下一步的计划,并提及可能需要的帮助、需要经理投入的领域,或者只是说明上级应知晓的事情”。

建议三:下班后忘却工作,轻松回家

借助手机、互联网和社交媒体,我们比以往更密切地与工作内容和同事建立起了联系——Anything,Anytime,Anywhere的诱惑让有些在家办公的员工感到“随时随地”在工作。翰纳仕最新研究中,受访者认为工作与生活之间的积极平衡意味着:压力得以减缓(41%)、有更多时间与家人共处(26%)、以及在工作中更具生产力(16%)。

明确工作和生活的界线。当工作与生活在一个物理环境中进行,仿佛它们更加紧密不可区分。我们建议一定要给自己一些显而易见远离工作的时间,度过惬意时光可以改善健康状况、减轻压力。放松情绪还意味着,当你真正返回工作时,将具备更高工作效率。

例如,使用“工作清单”工具时,可以考虑设置今日的各项目标,并且在当天早些时候优先完成较大型的任务,以免下班时被迫中断,不得不隔天继续。

夜间关闭电话,安心休息。除非夜间需要值班,否则关闭电话。睡个好觉,第二天一早会更加精神焕发,随时准备接手工作。若非工作必要,雇主应鼓励员工关闭工作电话,可以在休假、晚上和周末轻松无忧,放松身心。

建议四:扼要说明个人业绩

定期更新状态也是一种有效的方法,可确保经理重视你的成绩(而这最终也会计入你的年度绩效评估之中)。远程管理者没有心灵感应,只能依靠你来准确告诉他们已完成的工作。但远程工作的严酷现实在于,在许多组织中,除非采用夸张的表达方式,否则自己所做的一些出色业绩很可能会被忽视。另外,经理往往需要管理诸多项目和人员,因此对个人工作的跟踪能力,仅限于你告诉他们的内容,以及他们可以从企业运营报告系统中收集到的信息。

定期与领导沟通,更新状态,让经理人保持对你的关注。俗语说“眼不见,心不念”,你要确保当他们分配新项目时,不会把你忽略。但请注意,既要定期联系,又不能使他们感觉到烦扰,需要把握好度。塔希尔诠释说:“这要视具体情况而定,可能是你和经理正紧密合作,实施极其重要的项目,他们希望随时全面了解你的工作。否则,仅将重要的电子邮件抄送给经理即可,这样他们便能在必要时毫不费力地参与其中。”

清楚领导作息时间与文化差异,避免造成沟通烦扰。诺斯指出,如果你不想令人生厌、甚至成为经理害怕听到的声音,就需要“准确知晓他们所在的时区、及其非办公时间”。另外,与身处其他国家或地区的经理合作时,一定要尊重文化差异,他们的工作习惯和交流方式可能与你显著有别。

建议五:必须始终保持诚实可信

塔希尔对此分析说:“可靠、守时、积极主动和富有能力,是与远程管理者建立合作的重要因素。”因为他们无法每天都见到你,所以很可能会对你的工作进展抱有担忧,尤其是在刚开始的时候。但如果你能够通过完成自己的本职工作,建立诚信可靠的名声,那么他们很快就会打消顾虑。

诺斯则表示:“每天、每周、每月,你都应当达成确立的目标——换言之,力争成为模范员工。”或许,经理人员不在工作现场更有利于你的工作。

“与经理就在身边相比,你必须承担更多的责任来证明自己”,塔希尔总结道。

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